Entspannt ­planen

Events im Congress Park Hanau

Ihr Weg zur gelungenen
Veranstaltung

Eine Veranstaltung zu organisieren, bedeutet viele Entscheidungen in kurzer Zeit treffen zu müssen: Welcher Raum passt? Welche Technik wird benötigt? Wann sollte das Catering feststehen? Und was muss geklärt sein, bevor die Einladungen verschickt werden?

Mit einer klaren Reihenfolge wird aus vielen Einzelaufgaben ein überschaubarer Plan. Und Sie müssen dabei nicht jede Einzelheit selbst im Blick behalten. Wir begleiten Sie von der ersten Idee bis zum Veranstaltungstag.

Die wichtigsten Punkte für Planung und Vorbereitung

Bevor es an Räume, Technik oder Catering geht…

…sollte klar sein, was Sie mit Ihrer Veranstaltung erreichen möchten.
Geht es um Information, Austausch, Zusammenarbeit oder einen besonderen Anlass?

Aus den primären Zielen und dem Teilnehmendenkreis lässt sich meist schon eine gute Richtung für das passende Format und die gewünschte Atmosphäre ableiten. Sind diese Dinge klar, sehen wir schnell, ob es eher ein klassisches Plenum, ein interaktives Format mit Workshops oder ein Infotainment mit Abendprogramm werden soll.

Nicht nur der Veranstaltungstermin selbst zählt. Auch Aufbau, Anlieferungen, Technikchecks und mögliche Proben sind zu berücksichtigen, insbesondere wenn verschiedene externe Dienstleister eingebunden werden sollen.

Wer diese Zeiten früh mitdenkt, schafft Puffer und vermeidet unnötigen Zeitdruck, je näher der Termin rückt und am Veranstaltungstag selbst.

 

Bei vielen Veranstaltungen steht der finanzielle Rahmen bereits fest.

Raum, Technik, Catering und weitere Leistungen betrachten wir deshalb von Anfang an gemeinsam und unterstützen Sie dabei, passende Lösungen innerhalb des vorgegebenen Budgets zu finden, Kosten transparent zu planen und Zusatzaufwände zu vermeiden.

So behalten Sie den finanziellen Rahmen im Blick, ohne später an entscheidenden Stellen Abstriche machen zu müssen.

Das Programm Ihrer Veranstaltung muss früh mitberücksichtigt werden. Ganz gleich, ob Sie einen Fachvortrag, ein Podiumsgespräch, die Moderation, Musik oder ein Rahmenprogramm planen.

Referentinnen und Referenten, Künstlerinnen und Künstler oder externe Dienstleister müssen beizeiten angefragt und gebucht werden. Wichtig ist außerdem, rechtzeitig zu klären, welche Anforderungen sie mitbringen – etwa an Bühne, Technik, Garderoben, Probenzeiten oder Anreise.

Je früher das Programm Konturen bekommt, desto besser lassen sich alle weiteren Bausteine darauf abstimmen.

Die Zahl der Gäste ist eine der wichtigsten Grundlagen für die Raumplanung. Für die erste Planung reicht meist eine realistische Größenordnung. Je früher klar wird, mit welcher Spanne Sie rechnen, um so besser ist es. Bleiben Sie darüber mit uns und ggf. weiteren Gewerken wie z.B. dem Catering  im Austausch darüber, wann eine verbindlichere Zahl vorliegen kann.

Die Zahl der Teilnehmenden beeinflusst neben der benötigten Raumgröße auch Bestuhlung, Wege, Cateringflächen und mögliche zusätzliche Räume für Workshops oder Rückzug. Dabei zählt nicht allein, wie viele Personen kommen, sondern auch, wie die Veranstaltung ablaufen soll. Wir helfen Ihnen gerne, die passende Raumlösung für Teilnehmendenzahl, Format und Ablauf zu finden.

Wir alle kennen es: Das spannendste Gespräch fand in der Pause statt.

Pausen können mehr sein, als notwendige Unterbrechungen. Es lohnt sich daher, frühzeitig über Pausenzeiten, Catering und Aufenthaltsbereiche nachzudenken, um Pausen stimmig in den Gesamtablauf zu integrieren.

Eine unkomplizierte Anreise und klare Informationen helfen Ihren Gästen, entspannt anzukommen.Geben Sie daher frühzeitig Hinweise zu öffentlichen Verkehrsmitteln, Parkmöglichkeiten, Eingängen und Garderobe – je nachdem, was für Ihre Veranstaltung relevant ist.

Prüfen Sie auch, ob das DB-Veranstaltungsticket für Ihr Event in Frage kommt und bieten Sie dieses ggf. als kostenfreien Service an.

Einladungen verschicken, Zu- und Absagen im Blick behalten, besondere Anforderungen erfassen und kurz vor der Veranstaltung mit aktuellen Teilnehmendenzahlen arbeiten: Das kann ein richtiger Zeitfresser sein.

Daher lohnt sich ein kurzer Check, ob digitale Tools wie guestoo oder eveeno Sie entlasten können. Sie bündeln Anmeldung, Gästelisten und Kommunikation an einer Stelle und bieten je nach Bedarf zusätzliche Funktionen wie Wartelisten, individuelle Abfragen, Erinnerungen oder einen digitalen Check-in.

Unser Tipp: Prüfen Sie vorab, ob die Datenschutzvorgaben Ihres Unternehmens das Tool Ihrer Wahl zulassen, und wählen Sie nur die Funktionen, die Sie wirklich brauchen. Für kleinere Veranstaltungen reicht oft schon ein einfaches Anmeldeformular.

Je näher Tag X rückt, desto mehr Einzelinformationen kommen zusammen. Ein zentraler Ablaufplan hilft, den Überblick zu behalten und verhindert, dass wichtige Details in E-Mails oder verschiedenen Listen untergehen.

Eine gut strukturierte Excel- oder Google-Tabelle hat sich für viele Veranstaltungen bewährt. Darin verwalten Sie Zeiten, Programmpunkte, Zuständigkeiten, technische Anforderungen, Catering, Logistik und Kontaktdaten gebündelt an einer Stelle.

Unser Tipp: Legen Sie eine verbindliche Master-Version fest und bestimmen Sie, wer sie pflegt. So arbeiten alle Beteiligten mit demselben Stand und sind informiert, auch wenn sich kurz vor der Veranstaltung noch etwas ändert.

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Ihr Team für erfolgreiche Veranstaltungen

Als Projektmanagement sind wir gerne ihre Sparringspartner: Wir denken frühzeitig mit, bringen gemeinsam mit Ihnen die einzelnen Anforderungen zusammen und entwickeln daraus ein stimmiges Gesamtkonzept. Von der ersten Idee bis zum Veranstaltungstag.

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Leitung Veranstaltungsmanagement
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